Фото предоставлено Анной Ладошкиной и Юлией Крыловой
Фрагмент главы III: «Технологии для НКО». Авторы: Анна Ладошкина, Юлия Крылова, дизайнеры, веб-разработчики, эксперты в области веб-технологий для некоммерческого сектора.
Какие IT-тенденции должна знать современная НКО?
С каждым годом некоммерческим организациям требуется все больше знаний в сфере IT, чтобы успевать за конкурентами и работать эффективно.
Вот десять современных IT-тенденций, которые необходимо следовать НКО.
- У НКО есть работоспособный, адаптированный под мобильные устройства сайт.
- НКО автоматизирует процессы в офисе.
- НКО автоматизирует коммуникацию с жертвователями, благополучателями и волонтерами.
- НКО автоматизирует и снижает затраты на обучение сотрудников и благополучателей.
- НКО позволяет работать сотрудникам там, где им удобно, и хранит данные в «облаках».
- НКО следит за личной безопасностью сотрудников.
- НКО следит за безопасностью сайта и документов.
- НКО знает и соблюдает законы, касающиеся IT.
- НКО знает, где можно найти финансирование на поддержание IT-инфраструктуры.
- НКО знает, где найти IT-волонтеров и получить помощь pro bono.
Что такое облачные сервисы и зачем они нужны?
Представьте себе ситуацию: у вас завтра важные переговоры, а ваш компьютер внезапно перестал включаться. А на нем презентация, отчет и другие документы. Еще более экстремально, если компьютер изъяла прокуратура и вы не успели стереть файлы и ограничить доступ. Или вы просто находитесь вне офиса и у вас появилось время поработать над определенным документом. Во всех этих случаях пригодятся облачные сервисы.
Благодаря облачным сервисам вы можете, находясь где угодно, совместно с командой работать над любыми документами: от таблицы Excel до мультимедийной презентации. Облачные сервисы доступны с разных устройств, можно получить доступ к файлам и рабочим материалам со смартфона или планшета.
Ниже – пять наиболее популярных облачных платформ для хранения файлов и удаленной работы с ними:
- Google One (Диск): https://one.google.com;
- Яндекс Диск: https://disk.yandex.ru;
- Dropbox: https://www.dropbox.com;
- pCloud: https://www.pcloud.com/eu;
- Облако Mail: https://cloud.mail.ru.
Зачем НКО таск-менеджеры?
Без должной организации рабочего процесса задачи и поручения скапливаются и путаются. Их присылают на почту и в мессенджеры, некоторые могут быть записаны только в блокноте без привязки к проектам и дедлайнам. Таск-менеджеры позволяют координировать работу команды, помогают не забывать о важных вопросах и учитывать загруженность каждого сотрудника.
Мы отобрали шесть таск-менеджеров, которыми ваша команда может пользоваться бесплатно:
- Asana: https://app.asana.com;
- Wrike: https://www.wrike.com/ru;
- «Лидер Таск»: https://www.leadertask.ru;
- Pyrus: https://pyrus.com/ru/product;
- Trello: https://trello.com;
- «Битрикс24»: https://www.bitrix24.ru.
Как перейти на электронный документооборот?
Электронная подпись становится неотъемлемой частью работы некоммерческих организаций. С 1 января 2020 года сдавать отчетность по НДФЛ на бумажном носителе могут только те юридические лица, которые за год выплатили доходы максимум десяти сотрудникам. Все остальные должны будут предоставлять документы в электронном виде и подписывать их цифровой подписью.
Чтобы начать использовать электронный документооборот, нужно подключиться к одной из систем и выпустить электронную подпись. Какие системы наиболее популярны?
Контур.Диадок https://www.diadoc.ru
Минимальный тариф за 900 руб. включает в себя 100 документов. Позволяет обмениваться документами только с контрагентами, оператором электронного документооборота которых является «СКБ Контур». При этом клиент может приобретать тарифный план «Минимальный» не чаще одного раза в год.
Taxcom/1С ЭДО https://taxcom.ru/dokumentooborot/ehdo-v-1s
Есть два варианта работы, от которых зависит оплата услуг оператора. Если вы используете решение 1С ЭДО, то цену устанавливает франчайзи 1С в вашем городе. Второй вариант работы – напрямую, без привязки к 1С.
СБИС https://sbis.ru
Минимальный пакет – 500 руб. в год, ограничение – 50 пакетов в квартал. В пакет могут входить любые виды документов и в любом количестве, но в каждом должно быть не более одного счета-фактуры. Берут оплату за подключение к сервису (500 руб.).
Полезные ссылки
Как мы выбирали сервис для электронного документооборота с заказчиками, habr.com: https://habr.com/ru/post/448666
Подпишусь под каждым словом: что такое электронная подпись и как ее использовать, «Теплица социальных технологий»: Подробнее об электронной подписи: https://te-st.ru/2020/01/29/what-is-digital-signature
Какой мессенджер выбрать для НКО?
Мессенджеры ускоряют коммуникацию и позволяют создать общее рабочее пространство для всей команды. Так как их много, лучше выбрать один как стандарт для всей организации.
Самые популярные мессенджеры:
- Whatsapp https://www.whatsapp.com
- Viber https://www.viber.com/ru
- Telegram https://telegram.org
- Skype https://www.skype.com/ru
- Facebook Messenger https://www.messenger.com
- Signal https://signal.org/ru
- Яндекс.Мессенджер https://yandex.ru/messenger
Полезные ссылки
На удаленку: лучшие инструменты для дистанционной работы вашей команды, «Теплица социальных технологий»: https://te-st.ru/2020/03/19/tools-for-remote-work
Мессенджеры и угрозы безопасности. Размышляем о приватности мессенджеров вместе с главой WhatsApp, «Теплица социальных технологий»: https://te-st.ru/2020/08/06/whatsapp
Без стресса: 25 методов управления удаленной командой, «Теплица социальных технологий»: https://te-st.ru/2020/07/25/remote-work-canva
Инструменты для тайм-менеджмента, организации хранения информации и общения в команде, «Теплица социальных технологий»: https://te-st.ru/2018/04/04/tools-for-personal-development
Полное содержимое статьи Анны Ладошкиной и Юлии Крыловой о технологиях для НКО можно скачать здесь: pdf, epub (zip-архив).
Сборник «Путеводитель для НКО: что нужно знать, чтобы деятельность некоммерческой организации была успешной» дает возможность изучить все основные стороны деятельности некоммерческой организации. Сборник будет интересен как опытным руководителям, так и тем, кто только начинает свой путь. Вы узнаете о фандрайзинге и юридических аспектах деятельности НКО, об информационных технологиях, о том, как выстроить стратегию коммуникаций и работать с волонтерами. В каждой главе кратко раскрывается содержание темы и приводятся дополнительные источники, чтобы изучить ее глубже.
Авторы сборника — эксперты с многолетним опытом, известные в некоммерческом секторе. Следуя их советам, вы шаг за шагом сможете выстроить работу своей организации, достигнуть экономической устойчивости и находить лучшие решения задач, возникающих каждый день.
«Путеводитель для НКО» создан по программе НКО-СОКРАТ — НКО для социального и культурного развития территорий.
Программа реализуется по инициативе Благотворительного фонда Алишера Усманова «Искусство, наука и спорт» совместно с Агентством социальной информации при поддержке правительства Белгородской и администрации Курской областей.
Источник: https://www.asi.org.ru/2020/11/24/putevoditel-dlya-nko-tehnologii-dlya-nko/